Email: taming the beast

Sinds een aantal maanden heb ik een vrij scherp email beleid. Ik heb een gloeiende hekel aan email. Vooral de mogelijkheid om maar ongebreideld veel te lange berichten over de schutting te smijten waar dan vaak ook nog eens opdrachten inzitten waar ik nooit “ja” tegen heb gezegd.

Het gaat me goed af. Mijn hoeveelheid email is inmiddels zeker met 60% geslonken!

Enkele tips:

• Lees en beantwoord je email nog maar 2x per week.Dat is ruim voldoende.
• Manage de verwachtingen via de autoresponder en biedt alternatieve communicatievormen die je zelf wel plezierig vind.
• Antwoord kort en zakelijk, geen lange reacties, anders nodig je de ontvanger uit om email als primair communicatiemiddel te gebruiken.
• Stuur geen lange draden van reply’s door. Dit kost veel tijd en is erg onoverzichtelijk. Quote alleen de laatste mail of liever: de relevante passages.
• Verstuur heldere emails met daarin je vraag, opmerking of aanvulling en vermeldt de stappen die genomen dienen te worden om tot een bepaald resultaat te komen.
• Stel zo min mogelijk vragen als: “wat denk jij?” of “wat zullen we doen?”. Probeer gerichte oplossingen te communiceren en delegeer taken.
• Reageer niet als het niet hoeft.
• Pak bij lange, gevoelige thema’s gewoon de telefoon. In 3 minuten doe je wat je in een half uur mailen niet voor elkaar krijgt. Daarnaast hoor je via de stem emotie, email is te beperkt. Je woorden worden snel anders opgepikt dan dat ze zijn uitgezonden.
• Wees helder, kort en bondig.

Succes!